När du ska göra ett avrop mot ett tecknat ramavtal så är arbetsgången oftast:
FYRA STEG FÖR ATT GÖRA AVROP
1. Avropsförfrågan
Avropsrutinen för detta avtal är en förnyad konkurensutsättning, vilket innebär att en Avropsförfrågan skickas ut till samtliga ramavtalsleverantörer.
En avropsförfrågan ska innehålla:
- – Uppgift om att det avser ”Kammarkollegiet: Informationsförsörjning, programvaror och tjänster 2014”
- – Kravspecifikation för programvara och/eller tjänst
- – Leveranstid, tidplan eller önskad leveransdag
- – Beskrivning av den utvärderingsmodell som tillämpas samt viktning av tilldelningskriterier
- – Hur eventuella kompletterande frågor på avropsförfrågans innehåll hanteras
- – Avropssvarets giltighetstid
- – Tidpunkt när avropssvar ska vara inlämnade
- – Kontraktets giltighetstid, eventuella optioner och förlängningsklausuler
Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig och fastställs med hänsyn till komplexitet på den avropade produkten/tjänsten samt den tid som behövs för att lämna avropssvar.
Tänk på att specificera om det krävs Säkerhetsskyddsavtal eller Personuppgiftsbiträdesavtal.
2. Avropssvar
Efter utskickad förfrågan så har alla leverantörer möjlighet att skicka in ett avropssvar. Leverantören har inte rätt att skicka in fler än ett svar såvida det inte anges i avropsförfrågan.
Endast uppgifter som efterfrågats i avropsförfrågan är giltiga såvida ingen skriftlig överenskommelse träffats om undantag.
Leverantörer som inte kan tillgodose ställda krav ska skriftligen meddela detta.
3. Utvärdering
Val av leverantör görs utifrån utvärderingsresultatet. Vid avrop ska grunden för tilldelning vara det lägsta priset eller det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret. Inga andra tilldelningskriterier än de som angetts i avropsförfrågan och ramavtalet får tillämpas.
Avropssvar som kommer in för sent får inte tas upp till prövning.
Kund kan som del av utvärderingen begära att samtliga leverantörer som inkommit med avropssvar presenterar och/eller demonstrerar programvara och/eller tjänst.
4. Tilldelningsbeslut
Utvärderingen resulterar i vilken leverantör som tilldelas kontraktet. Tilldelningsbeslutet skickas till samtliga leverantörer som lämnat avropssvar och ska innehålla information om vilken leverantör som blev tilldelad kontraktet samt motivering till beslutet och samtliga leverantörers offererade priser.